Comment le digital permet d’augmenter la productivité de vos équipes ?
L’ère du numérique s’installe de plus en plus dans les processus organisationnels des entreprises. Le digital peut s’imposer comme un réel levier de croissance, et notamment pour les organismes de formation. Mais, en quoi impacte-t-il la productivité de vos équipes ?
Dématérialisation des processus administratifs
La dématérialisation est l’étape clé de la mise en place d’une stratégie de digitalisation au sein des centres de formation. Traitée en amont, elle favorise la collecte de données et leur traitement dans les processus métier. Par définition, la dématérialisation consiste à substituer un document papier par un fichier numérique. Dans certains cas et par le biais d’un système d’information, il est possible de recevoir directement des documents entrants sous un format numérique, sans passer par un format papier.
Que peut-on dématérialiser ?
Les documents administratifs comme les contrats, factures et devis sont les exemples parfaits de supports à dématérialiser. Les informations qu’ils détiennent représentent une vraie importance pour l’entreprise (données bancaires, coordonnées…) puisqu’elles impactent sa rémunération. En plus d’observer un réel gain de temps, dématérialiser ces documents va vous permettre d’éviter toutes erreurs humaines possibles et va accélérer le processus de paiement.
Dématérialiser les feuilles d’émargement apporte un réel gain de temps sur la gestion des intervenants ou apprentis présents. La remontée d’informations se fait plus rapidement et la prise en charge en cas d’absence est quasiment instantanée.
La signature électronique représente le deuxième niveau de dématérialisation. Signer un document peut s’avérer être une vraie perte de temps : impression du document, signature, numérisation, envoi. Devenue une alternative incontournable, la signature électronique facilite les échanges, sécurise les données dématérialisées et accélère surtout le processus.
Un organisme de formation s’organise mieux autour de processus dématérialisés et la qualité des formations délivrées dépend de la remontée des données. Prenons l’exemple de la certification Qualiopi qui demande un certain nombre d’indicateurs à remplir dont plusieurs peuvent être largement simplifiés et automatisés grâce à un outil digital dédié.
Quels bénéfices en tirer ?
La dématérialisation s’avère être un réel gain de temps puisque l’ensemble des documents administratifs de formation sont centralisés au même endroit. La gestion de l’information est meilleure, plus rapide et moins chronophage, sans oublier la traçabilité des documents qui est améliorée. Enfin, dématérialiser ses documents se révèle être un vrai gain d’argent face à l’archivage papier qui représente un coût important en main-d’œuvre et stockage.
Centralisation de l’information
L’information représente une valeur indéniable pour les centres de formation et ce à tous les usages : récolte de la donnée, stockage, protection, diffusion... Partager une information peut s’avérer être plus compliqué qu’on ne le pense. Qu’importe la taille d’une organisation, toutes les parties prenantes n’y ont pas forcément accès de la même manière. Ce qui devient problématique lorsqu’elles doivent communiquer entre elles.
Centraliser l’information consiste à rassembler des données dans un seul et même endroit. Pour faciliter le partage et son exploitation, il est nécessaire de centraliser des données utiles et essentielles au bon fonctionnement des différents processus métier. Qu’il s’agisse d’éléments administratifs ou d’actions réalisées, chaque donnée importante peut être recueillie et exploitée par un tiers si besoin.
Pourquoi centraliser l’information ?
La digitalisation sensibilise de plus en plus les entreprises à exploiter de manière optimale leurs données. Mais, pour que son utilisation soit fructueuse, il est important que chaque partie prenante puisse l’exploiter.
- En diffusant l’information à tous les niveaux, la transparence s’installe au sein des équipes. Qui dit transparence dit meilleure communication et cohésion. Éléments indispensables pour augmenter leur productivité.
- La combinaison entre deux outils comme un CRM et un système d’information permet de générer des documents sans faute de saisie. Le risque d’erreur diminue.
- Centraliser l’information vous permet de naviguer sur un logiciel où les fonctionnalités dédiées aux parties administratives, commerciales et spécifiques e-learning sont traitées dans un seul et même endroit.
- Les réglementations comme Qualiopi demandent une rigueur administrative qui sera simplifiée grâce à cette centralisation d’informations. La génération de documents pourra ainsi être automatisée : gain de temps, et de sérénité lors de votre prochain audit.
- Sans oublier la valeur ajoutée et la crédibilité que le processus peut fournir à votre organisation.
Amélioration de l’ergonomie du poste de travail informatique
L’ergonomie d’un poste de travail impacte l’environnement et les conditions de travail de vos équipes (accessibilité et utilisation des outils, disponibilité du matériel, organisation de travail en général…). Améliorer cette ergonomie signifie adapter le poste de travail informatique de vos équipes en fonction de leurs besoins.
La productivité d’une personne sur un outil ou une plateforme dépend de sa prise en main. Plus elle est ergonomique et ludique, plus vous observerez un gain de temps sur les tâches réalisées.
L’objectif de l’outil digital que vous allez mettre en place sera de permettre un accès simplifié à l’ensemble des informations, afin d’optimiser en termes de temps et d’efficacité leur exploitation. Sa prise en main doit donc être facilitée et compréhensible de tous pour gagner en productivité.
En quoi l’ergonomie d’un outil est importante ?
Imaginez-vous travailler sur une plateforme où vous avez accès à l’extranet de vos intervenants et apprentis. En ayant toutes les informations à portée de main et une visibilité sur les sessions à venir, vous gagnez un temps considérable sur l’organisation de travail de vos équipes. De plus, vous observez un réel gain de temps sur l’accès à l’information opérationnelle et analytique. Par exemple, il vous est plus facile de générer un rapport statistique via un tableau de bord simplifié. Le traitement de la donnée est facilité puisque l’outil vous permet d’interpréter directement des résultats. Il améliorera également les relations internes et externes à votre entreprise via l’envoi de rapports automatiquement synthétisés. Grâce à l’exportation de données qui est facilitée, vos échanges sont simplifiés.
L’ergonomie est un enjeu majeur de la performance d’une équipe. Utiliser un outil de travail ergonomique consolide son pilotage. En effet, l’ensemble des processus sont traités de manière autonome et sécurisée ce qui vous permet d’observer un réel gain de temps, de réduire le risque d’erreur et d’améliorer la motivation de vos salariés.
Digitalisation de l’organisation managériale
La digitalisation des processus joue un rôle impactant sur la communication managériale. Bien que les échanges verbaux soient essentiels pour maintenir des relations humaines, la digitalisation peut apporter une vraie valeur ajoutée sur la productivité de vos équipes.
L’utilisation du numérique est d’ailleurs de plus en plus présente dans le secteur de l’enseignement. Digitaliser les processus permet d’aller au-delà d’une session de cours en visioconférence.
Il s’agit de mettre des outils en place pour favoriser votre gestion managériale et la communication entre la direction, le service administratif, les formateurs et les apprentis.
Voici quelques exemples :
- Mettre un tableau pédagogique à disposition des formateurs va vous permettre de bénéficier d’un réel gain de temps et de productivité au niveau de la logistique : organisation des salles, enchaînement des sessions de cours, rebondissement en cas d’absence d’un intervenant…
- Instaurer un processus de gestion et suivi des tâches vous permet d’avoir un suivi de l’état d’avancée de chaque dossier. En plus de rebondir facilement, vous observerez un gain d’argent. Un intervenant est absent ? Nul besoin de procéder à un recrutement temporaire, l’état d’avancement de son programme est disponible sur la plateforme commune. Selon la disponibilité et la flexibilité de vos formateurs, vous n’avez plus qu’à transférer le dossier. Le programme sera donc repris et la manière de procéder sera guidée.
La mise à disposition d’un outil numérique auprès de vos équipes ne peut qu’apporter des bénéfices à leur manière de travailler et de communiquer. Bien entendu, pour que les échanges soient fructueux, il est nécessaire de disposer d’un maximum d’informations. La digitalisation des processus apporte une stabilité à votre organisation managériale et, par la même occasion, vous fait bénéficier d’un réel avantage concurrentiel.
Mobileo s’attache à fournir une solution sur-mesure dédiée aux organismes de formation, répondant aux demandes spécifiques de vos processus. Nous développons l’outil numérique qui vous fera passer au niveau supérieur.
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